Il digital decluttering personale e professionale: da praticare con continuità

Fare pulizia per Pasqua era una tradizione per la mia famiglia (e credo anche per molte altre). Una sorta di evento epocale in cui rivoltare la casa come un calzino ripulendola a fondo. Era il momento anche del “cambio di stagione”: mettere via gli abiti invernali, lavati e stirati, e tirare fuori quelli primaverili e estivi. Con l’occasione veniva eliminato qualche capo di vestiario ormai importabile perché troppo piccolo o perché diventato quasi indecoroso. Ma non veniva fatto molto di più, anzi una certa attitudine all’accumulo era quasi una prassi. Forse è per questo che io, invece, sono una sostenitrice del decluttering da praticare con continuità.

Che cos’è il decluttering

Termine di origine inglese entrato nel nostro lessico di recente che descrive in modo sintetico fenomeno e azioni correlate. Deriva dal verbo to clutter che non significa solo mettere in disordine ma creare ingombro, accumulare, creare scompiglio.

Quindi de-cluttering è l’azione di togliere gli ingombri disordinati. Ha un significato più ampio del “fare pulizia” o del “mettere in ordine”. Secondo me contiene le due espressioni italiane fuse insieme, a cui si aggiungono anche i concetti di eliminare il non necessario e, più in generale, la rimozione sistematica di quanto intralcia il corretto funzionamento della casa.

In altre parole:

non avere nulla nella tua casa di cui tu non conosca l’utilità o non riconosca la bellezza (W. Morris).

A me il decluttering piace moltissimo e lo pratico con determinazione. Confesso che mi capita di avere anche “attacchi acuti” quando decido che una certa zona di casa o determinate tipologie di oggetti DEVONO (sì, maiuscolo e gridato) sparire perché non servono a niente se non a prendere polvere o ingombrare armadi. Di recente, in occasione del “cambio di stagione” che faccio perpetuando la tradizione di famiglia, temo di aver anche esagerato. A volte, e questa è stata una di quelle, finisco per eliminare cose che in effetti potrebbero ancora servire ma è lo stesso: la soddisfazione del risultato finale mi ripaga di qualche errore qua e là.

Una pratica da assimilare e attuare con continuità

Una precisazione importante: il decluttering non è una pratica occasionale, piuttosto è una prassi da assimilare e praticare con continuità. Per gestire meglio spazi ma soprattutto per sentirsi liberi. Come diceva Le Courbusier:

Spazio, luce e ordine. Queste sono le cose di cui l’uomo ha bisogno, così come del pane o di un luogo dove dormire.

I libri di Marie Kondo e di Margareta Magnusson offrono una carrellata di esperienze, visioni, metodi, pratiche che spesso superano i confini strettamente organizzativi e diventano quasi pratiche di vita. Li trovo interessanti ma non “vitali” nel senso che ciascuno di noi può trovare il suo metodo e il suo approccio. E’ chiaro che chi ha problemi di accumulo  o non riesce in autonomia a mettere un freno al fenomeno fa bene a leggere e, nel caso di accumulatori compulsivi, occorre farsi seguire da specialisti (!).

Una riflessione finale e generale: il decluttering porta a focalizzarsi sull’essenziale, evitando inutili dispersioni. L’obiettivo è quello di vivere e lavorare in ecosistemi organizzati (per quanto è possibile) in entrambe le nostre “dimensioni” (analogica e digitale) che ormai sono interconnesse e, quasi, sovrapposte.

Il digital decluttering

Il digital decluttering non è altro che una estensione di quello analogico e si riferisce a due aspetti della nostra vita: personale e professionale.

Digital decluttering personale

E’ il decluttering applicato ai nostri pc e smartphone: proviamo a fare un punto della situazione e una lista che ci serve come promemoria.

PC (o tablet)

backup: è una abitudine importante che rientra non tanto nel fare ordine quanto piuttosto nel prevenire eventi che possono intralciare il corretto funzionamento della casa (vedi definizione ampia di decluttering).

desktop: eliminare le icone che non servono. Un desktop pulito permette di avere il colpo d’occhio sulle cose importanti.

preferiti: l’accumulo dei preferiti è un fenomeno quanto mai frequente. Durante la navigazione si salvano indirizzi sulla Barra dei preferiti del browser che si riempie (e di solito quasi non ce ne accorgiamo se non quando cercando un link si apre un combo con 200 indirizzi). Anche per i preferiti occorre periodicamente verificarli, cancellare quelli che non ci servono e organizzarli opportunamente (nel browser, “gestione preferiti”) creando specifiche directories. Un consiglio, usare descrizioni “parlanti” in modo da avere ben chiari i contenuti.

Foto, email, documenti

foto: sono ordinate in cartelle (per data oppure per argomento o per soggetto) in modo da rintracciarle velocemente e avere una chiara visione di cosa abbiamo? Eliminare i doppioni e quelle proprio brutte. Evitare che ci siano, scaricate dallo smartphone, le n-mila mini cartelle che riportano le date dei giorni in cui sono state scattate.

email: sono tutte mischiate oppure raggruppate in modo opportuno? Sono tutte indispensabili ? Le newsletter a cui siete iscritti sono tutte interessanti o è venuto il momento di cancellarsi da alcune? Domanda apparentemente inutile: il cestino viene ripulito con regolarità? Le email di norma sono accumuli informi che richiedono interventi costanti di pulizia e organizzazione.

password: tutte sparse oppure segnate su un’agendina analogica o in un foglio excel o altro strumento nel quale appuntarle? Com’è la situazione? Spesso si riferiscono a portali o servizi che non usiamo più: vale la pena perdere qualche minuto, rientrare nei portali e cancellarsi. Ci sono poi quelle segnate ma che non sono state aggiornate: penso ad esempio al portale dell’Inps che periodicamente fa rigenerare la password di accesso. Quelle importanti (banca, carta di credito, etc) vanno gestite e organizzate (oltre che protette) con cura.

documenti: anche in questo caso occorre organizzarli in cartelle evitando cartelle con 1 solo documento, duplicazioni e inutili nidificazioni che allungano la navigazione facendo perdere tempo e complicando inutilmente la vita. Evitare di mischiare lavoro e casa.

Smartphone

app, foto, documenti: nello smartphone com’è la situazione? Anche in questo caso occorre fare pulizie periodiche eliminando cosa non serve.

Social

Anche qui il digital decluttering? Certo! Vale la pena di tenere sotto controllo, di tanto in tanto, amici e followers. Di norma io faccio un “punto decluttering” una volta ogni 2 o 3 mesi. Non sono una fanatica dell’aumento indiscriminato di like e contatti, seleziono solo le persone che conosco e se, riguardando gli elenchi, trovo qualcuno di cui non mi ricordo né il nome né l’occasione in cui ci siamo incontrati o abbiamo avuto occasione di contatto, lo cancello. Scelta troppo tranchant ? Può essere, ma alla fine mi sembra anche la più corretta. Consiglio anche di abbandonare i gruppi che non si ritengono utili: “luoghi” social di cui occorre fare un censimento e rivedere la partecipazione (rimango o mi cancello?).

Digital decluttering professionale

Questo tipo di decluttering è più complesso. Interessa la propria postazione di lavoro (e qui si rientra nella precedente check list redatta per il pc personale) e coinvolge anche la realtà in cui si lavora.

Biblioteca e decluttering

Raccomandata, prima di tutto, è un’occhiata alla o alle caselle di posta: una ripulita della posta cancellata (molti non svuotano mai la cartella) e un controllo alla posta inviata e in arrivo eliminando quello che proprio non serve.

Anche la biblioteca si iscrive a newsletter o riceve comunicazioni periodiche: sono tutte utili, sono lette dalle persone interessate o riempiono soltanto la casella di posta?

Quante biblioteche (soprattutto quelle di piccole dimensioni, con un unico indirizzo email) hanno spessissimo la casella di posta “empty” che non riesce a ricevere altre email perché non c’è nessuno che la svuota.

Una ripulita digitale può essere utile anche negli spazi di contatto con i nostri utenti primo fra tutti il sito o il portale dei servizi.

Nel sito penso soprattutto ad un intervento sulle pagine descrittive con la verifica se effettivamente contengono informazioni chiare, strutturate e, soprattutto, aggiornate. Aggiungere nuovi contenuti o ristrutturali è importante, soprattutto in questi tempi di Covid in cui la produzione di materiali digitali è molto aumentata.

Anche i social non sono esentati da un’azione di decluttering: ad esempio, una revisione delle immagini pubblicate su Instagram eliminando foto magari ripetitive dello stesso evento o non venute troppo bene possono essere eliminate. A proposito di ripetizioni, spesso anche nel profilo Facebook ci sono post ripetuti: può capitare di essere taggati nell’ambito di un evento e il risultato è una sequenza di post tutti uguali, magari vale la pena eliminarne alcuni.

Controllare anche il canale YouTube e il profilo Facebook. Attenzione, il decluttering elimina materiali che non è opportuno conservare ma si concentra anche sulla salvaguardia di quelli che è opportuno preservare. È importante “custodire” e organizzare i documenti digitali magari all’interno di una digital library strutturata, che offra la possibilità di conservare e tutelare il materiale digitale nativo (per approfondire).